Actividad 6. Respondiendo preguntas sobre hojas de calculo

1. ¿Qué son las hojas de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios.

2. ¿Cuáles son las funciones de las hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo usadas hoy en día en computadoras poseen numerosas funciones que permiten cubrir todas las necesidades de los usuarios a la hora de realizar operaciones matemáticas, financieras o contables.

Para entender bien las funciones de las hojas de cálculo debemos empezar por explicar en qué consiste esta herramienta tan usada en hogares, oficinas y empresas.

Una hoja de cálculo es un documento que permite manipular una serie de datos alfanuméricos dispuestos en una tabla.

Los datos de cada columna pueden relacionarse con los de las filas usando fórmulas matemáticas o financieras ejecutables de manera instantánea.

3. ¿Cuáles son sus ventajas?
Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados. Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

4. ¿Cuáles son sus desventajas?

1. Las hojas de cálculo son útiles para una única persona.

Cuando se utilizan hojas de cálculo para un proyecto de equipo, hay que enviar una copia por correo electrónico a cada miembro del equipo o publicar el archivo en una unidad compartida sólo para que ellos puedan visualizar la información que compartes. Si una de las persona edita el archivo, tendrá que reenviar para que todos puedan ver la información actualizada. Además se corre el riesgo de sobrescribir el archivo original si no se guarda una copia de seguridad correctamente.

2. Las hojas de cálculo requieren gran cantidad de trabajo no productivo.

Después de que todos los miembros de su equipo han tenido entrada al documento, tendrá que consolidar esa nueva información en la hoja de cálculo maestra. Este proceso no sólo consume mucho tiempo, sino que también es propenso a errores. Como jefe de proyecto, su atención debe centrarse en los entregables y los resultados, no en un simple proceso administrativo. La gestión de hojas de cálculo no debe ser trabajo de tiempo completo de nadie.

3. Las hojas de cálculo interrumpen el flujo de trabajo.

Los proyectos son cada vez más complejos y por ende requieren ser controlados con programas apropiados que pueda automatizar algunas tareas, con el fin de que el trabajo pueda fluir con naturalidad. En el momento en que las tareas están automatizadas y los miembros de equipo empiezan a ser alertados en tiempo real de fechas de cumplimiento de ciertas labores con un cliente, el proyecto se desarrolla con orden y se logran cumplir los tiempos estipulados para concluir un proyecto con éxito. Las hojas de Excel carecen de esta gran ventaja que nos dan otras herramientas que permiten control de tiempos y recursos, así como asignaciones específicas, y esta privación genera una recarga en la responsabilidad del director del proyecto.

4. Las hojas de cálculo alejan a los inversionistas

Para poder acceder a las hojas de cálculo alojadas en una unidad de red, los miembros del equipo remoto tienen que acceder a través de una red privada virtual o esperar a que alguien les envié el documento por correo electrónico. Publicar el documento en una unidad compartida puede bloquear los miembros de otros equipos, tales como proveedores externos, socios o clientes, generando incluso desconfianza por el manejo de diferentes versiones.

5. Las hojas de cálculo no se transfieren fácilmente. 

¿Alguna vez ha tratado de enviar por correo electrónico una hoja de cálculo de 100MB? Por lo general no funciona. Una hoja de cálculo de 100MB tampoco cargará fácilmente en una aplicación de colaboración de documentos en línea. Los jefes de proyecto a menudo se enfrentan con el dilema de tener que reducir el tamaño de la hoja de cálculo o dividirla en mini-hojas de cálculo. Y no lo olvidemos, las hojas de cálculo grandes toman mucho tiempo en descargarse.

6. Las hojas de cálculo causan errores que no se pueden detectar. 

Según la firma de la formación de modelos financieros F1F9, hasta el 88 por ciento de todas las hojas de cálculo contienen errores, mientras que el 50 por ciento de las hojas de cálculo utilizadas por las grandes empresas tienen defectos materiales. Si los miembros de su equipo modifican la hoja de cálculo para satisfacer sus propias necesidades de datos, potencialmente podrían crear fórmulas inexactas ocultas en posteriores iteraciones. Los errores de control de las diferentes versiones a menudo dan como resultado un conflicto de datos, dando lugar al incumplimiento de plazos y malas decisiones de negocios. Después de todo, esta tecnología libre no es tan libre.
Como podemos ver son varias las razones por las cuales el uso de programas de hojas de cálculo han dejado de ser funcionales para los procesos o proyectos empresariales. Es mejor mantener toda la información consolidada en un solo software, que permita ver la contabilidad en tiempo real.
Cuando se trata de software contable, la herramienta más rentable para empresas medianas es QuickBooks Enterprise. Aprenda todos los detalles de esta plataforma que le ahorrará muchísimo tiempo de trabajo.
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5. ¿Qué software se puede emplear para crearlas?

1. Hojas de cálculo de Google

Nuestra primera opción recomendada es de fácil acceso: Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.

Las hojas de cálculo de Google, un competidor similar a Excel tanto en layout como en recursos, trae algunos beneficios que Excel no tiene, que te enumeraremos a continuación.

El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún dato por ahí.

Aquí en Workana, por ejemplo, nuestro equipo utiliza las plantillas en línea como forma de organización del trabajo. Nuestros profesionales, distribuidos en diferentes países de América Latina, tienen acceso al mismo archivo con facilidad, y podemos utilizar las mismas planillas tanto para quienes están lejos como para los profesionales en nuestra oficina.

En segundo lugar, puedes compartir tus hojas de cálculo con cualquier persona en Slack o Trello, por ejemplo. O incluso hacer ediciones simultáneamente, permitiendo óptima colaboración y trabajo en equipo en los proyectos.

Además, todavía cuenta con herramientas como Google Traductor, GoFinance y las funciones de “importar feed”, que permiten extraer datos directamente de las URL de la página web.

Además: Ahorro de costos al trabajar con freelancers.

2. ThinkFree

El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc y Show.

La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento en línea gratuito.

Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo.

Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como smartphones.

3. Numbers

Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la versión de Apple para Excel.

Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la libertad de organizar los datos a su manera.

Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor.

Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran acceder al archivo.

4. Zoho Sheet

¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta 25 personas!

Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras.

Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración.

Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la presentación.

5. BIRT

El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el análisis de datos.

Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la producción, el mantenimiento y la seguridad.

Creado por The Eclipse Foundation, el download se realiza directamente en el sitio web del BIRT, y es compatible con Windows, Linux o Mac. Lo que facilita bastante el acceso. En contrapartida, sólo está disponible en inglés.

6. Free Office 2018

Disponible para Windows y Linux, FreeOffice 2018 es una gran opción para uso personal o comercial.

Es muy similar a Excel, incluye el formato y las tablas dinámicas y la compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas de cálculo son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly.

¿Cuál es la mejor parte? Totalmente libre por un tiempo ilimitado y está disponible en español. Existe un plan pago, que ofrece mayores comodidades y otras funciones, pero nada que sea imprescindible para el trabajo con hojas de cálculo.

7. Quip

Quip predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy buena opción para trabajar con tus equipos de freelancers habituales.

A través de Quip es posible organizar documentos, e-mails, reuniones, hojas de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de 400 funciones en total. Entre las empresas que hacen uso de Quip para organizar sus equipos están, entre otras, Facebook, Amazon y Dell.

El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda experimentar todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después de ese contacto inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco miembros.

8. Apache OpenOffice

Como paquete de productividad libre y abierto, la última opción de nuestra lista es el Apache OpenOffice, que ya ha superado las 50 millones de descargas.

Este programa está disponible en varios idiomas, ofrece software gratuito para la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Una ventaja para muchos usuarios es que, después de la descarga, es posible utilizar el programa en modo offline.

Una característica muy peculiar de Apache OpenOffice es que tiene un código abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las necesidades de tu empresa.

6. ¿Tienes alguna experiencia en su manejo‽ SI ¿Cuál‽ Académicamente por parte de los docentes que trabajan en la institución educativa, al realizar trabajos o tareas hechas por los mismos